Những thứ phải chuẩn bị để có một hệ thống văn phòng công ty chuyên nghiệp
Để hệ thống văn phòng đạt được sự chuyên nghiệp, chúng ta cần trang bị các thứ sau đây:
1. Danh thiếp / namecard
Đây là một đồ vật không thể thiếu khi làm việc, giao dịch với đối tác, khách hàng... Một chiếc danh thiếp / namecard cung cấp đầy đủ thông tin như tên công ty, họ tên, chức vụ, số điện thoại, email, địa chỉ...
Namecard còn thể hiện logo công ty với màu sắc chủ đạo, lĩnh vực hoạt động của công ty, thậm chí là hình ảnh người có tên trên danh thiếp, hoặc hình ảnh công ty, hình ảnh sản phẩm.
Hãy tưởng tượng xem, nếu không có namecard, bạn sẽ phải mất ít nhất là 5 - 10 phút để giới thiệu, giải thích, diễn giải về những thông tin đó. Trong khi đó, người nghe chưa chắc nghe hết, nhớ hết, và khi đi rồi cũng không còn đọng lại thứ gì về bạn. Nhưng nếu họ có một cái danh thiếp của bạn, họ có thể xem lại bất cứ khi nào họ muốn, ngay cả khi họ quên những gì bạn nói, họ vẫn có thể tìm lại bạn nhờ tấm danh thiếp đó.
2. Bao thư các loại
Bao thư có in logo, tên công ty, địa chỉ, email, điện thoại... với nhiều kích thước bao gồm A4, A5, A6 hoặc một số kích thước riêng theo yêu cầu....
Mẫu bao thư này in 1 màu xanh trên giấy fort trắng 100gsm
Các mẫu bao thư này in offset nhiều màu trên giấy fort trắng 100gsm, hoặc giấy couche 100gsm, 120gsm.
Nhờ bao thư mà khi người nhận thư có thể biết ngay thư này từ đâu gởi tới, và họ nhìn thấy bao thư sẽ nhớ ngay đến bạn. Khi cần, họ sẽ nhìn thông tin trên bao tư và liên hệ với bạn.
Bạn cũng có thể in bao thư giấy kraft vàng
Bao thư cỡ nhỏ 12 x 18 cm --> Kích thước bao thư này thường được coi là cỡ bao thư nhỏ nhất, dùng đựng các giấy nhỏ, mỏng.
Bao thư cỡ nhỏ vừa 12 x 22 cm --> Hai kích cỡ bao thư này khá nhỏ, dùng đựng các giấy tờ nhỏ, giấy tờ gấp lại
Bao thư cỡ trung 18 x 25 cm, dùng đựng tài liệu, hợp đồng, giấy tờ kích thước cỡ A4 gấp đôi lại.
Bao thư cỡ lớn (bao thư A4) 25 x 35 cm, dùng đựng tài liệu, hợp đồng, giấy tờ có kích cỡ A4
2'. Giấy tiêu đề
3. Thẻ, bảng tên nhân viên, huy hiệu
Thẻ tên, bảng tên nhân, huy hiệu là vật dụng rất cần thiết cho nhân viên công ty. Một công ty trang bị cho nhân viên đầy đủ các trang thiết bị sẽ tạo được hình ảnh chuyên nghiệp, ngăn nắp và lịch sự. Đeo thẻ tên có thể giúp người trong công ty nhận diện được nhau, biết người kia ở phòng, ban nào để dễ ứng xử. Đeo bảng tên cũng giúp khách hàng nhận biết người của công ty ở từng bộ phận để liên hệ. Ngoài ra, việc đeo bảng tên, thẻ tên trên ngực cũng góp phần tạo nét tự hào văn hóa doanh nghiệp cho mỗi cá nhân trong công ty.
4. Bảng chức danh
Ở mỗi phòng ban, đơn vị tại vị trí ngồi của mỗi người đều nên có bảng chức danh ghi rõ tên, họ, chức vụ và công việc của từng người. Điều này tạo sự rõ ràng cho mỗi cá nhân, và quan trọng hơn giúp cho khách hàng nhìn vào có thể hiểu được mình cần gặp ai, trao đổi vấn đề gì với người nào.
5. Bìa hồ sơ
Đây chính là sản phẩm mà hiện nay hầu hết các công ty đều nhận thức được sự quan trọng của nó. Bìa hồ sơ dùng để kẹp giấy tờ như hợp đồng, tài liệu, hồ sơ... để lưu trữ, trình ký, đem đi hội họp, gặp đối tác, gặp khách hàng...
Bạn có thể sử dụng bìa hồ sơ bằng giấy, còn gọi là bìa folder giấy, bìa kẹp file... Đây là loại bìa kích thước A4, có mặt trước và mặt sau in thông tin công ty, logo và hình ảnh công ty... Bên trong có ngăn để kẹp hoặc gài giấy tờ. Loại bìa hồ sơ này thường được in với số lượng nhiều, từ vài trăm cái trở lên vì giá của nó tương đối rẻ, chỉ từ vài ngàn đồng trở lên.
Một loại bìa hồ sơ khác rất được ưa chuộng đó là bìa hồ sơ da, bìa hồ sơ giả da. Đây là loại bìa hồ sơ sang trọng, lịch sự với độ bền cao, sử dụng được lâu dài, từ 5-7 năm. Bìa hồ sơ này được làm từ chất liệu simili hoặc PU giả da cao cấp, bên ngoài ép logo công ty, tên công ty theo kiểu chìm, hoặc nhũ vàng, nhũ bạc. Bên trong được may các ngăn đựng giấy tờ, namecard, có chỗ gài bút... Bìa hồ sơ này đựng được nhiều giấy tờ, có thể đem đi ra ngoài gặp đối tác rất sang trọng và lịch sự. Bìa hồ sơ này còn được các công ty đặt hàng để sử dụng và để làm quà tặng cho đối tác, khách hàng, để tạo ấn tượng với khách hàng và khiến khách hàng ghi nhớ về sản phẩm, thương hiệu của công ty.
Xem thêm